ในอดีต เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากมีแนวคิดเช่นนี้:“การปฏิบัติตามกฎระเบียบและกระบวนการที่เป็นทางการนั้นเหมาะสำหรับบริษัทขนาดใหญ่และวิสาหกิจต่างชาติ เราเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ความคล่องตัวคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับเรา เราไม่ต้องการกฎระเบียบและขั้นตอนที่ยุ่งยากเหล่านั้น“
เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา ในยุคที่การกำกับดูแลด้านกฎระเบียบมีความยืดหยุ่นมากกว่า และกฎเกณฑ์ของตลาดไม่ชัดเจน การอาศัยความคล่องตัวอาจได้ผล แต่ในปัจจุบัน — ด้วยข้อมูลขนาดใหญ่ ระบบภาษี Golden Tax เฟส 4 และโครงสร้างพื้นฐานด้านสินเชื่อที่ซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ ส่งผลให้กฎระเบียบเข้มงวดขึ้นในทุกด้านและมาตรฐานทางการตลาดก็เข้มงวดกว่าที่เคยเป็นมา สิ่งที่ฉุดรั้งธุรกิจลงอย่างแท้จริงนั้นไม่ใช่การแข่งขันจากภายนอก แต่เป็นการบริหารจัดการภายในที่ผิดพลาด
ระวังภัยคุกคามจากภายนอก แต่ความเสี่ยงจากภายในนั้นร้ายแรงกว่า
เจ้าของธุรกิจจำนวนมากมักจับตาดูตลาดและคู่แข่ง แต่แทบไม่เคยหันกลับมามองธุรกิจของตนเองเลย
ไฟสองประเภทที่อันตรายที่สุด ได้แก่:
- เดอะการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายนอก ไฟไหม้(ภาษี, กฎหมาย, ข้อบังคับ)
- เดอะความเสี่ยงภายในจากอัคคีภัย(การฉ้อโกง การยักยอกทรัพย์ ช่องโหว่ในกระบวนการ การบริหารจัดการที่ล้มเหลว)
เราเคยคิดว่า "ความเสี่ยงภายใน" ใช้ได้เฉพาะกับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น เพราะมีคนเยอะ ก็ยิ่งมีการทุจริตมากขึ้น แต่เราคิดผิด
ในความเป็นจริงแล้ว สิ่งที่ตรงกันข้ามต่างหากที่เป็นความจริง:วิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดกลางเป็นแหล่งรวมความเสี่ยงภายในที่สำคัญ
- ▶ ในทีมที่มีขนาดเล็ก ความรับผิดชอบในงานมักไม่ชัดเจน บุคคลหนึ่งอาจรับผิดชอบหลายบทบาท ทำให้เส้นแบ่งความรับผิดชอบไม่ชัดเจน เช่น นักบัญชีดูแลทั้งเงินสดและบัญชี หรือผู้จัดซื้อก็ดูแลทั้งการรับสินค้าและการตรวจสอบด้วย
- ▶ การบริหารจัดการพึ่งพาความไว้วางใจส่วนบุคคลเป็นอย่างมาก โดยอาศัยพนักงานที่ทำงานมานานหรือญาติพี่น้องมากเกินไป และขาดกลไกการกำกับดูแลอย่างเป็นระบบ
- ▶ เจ้าของธุรกิจมักมีภาระงานประจำวันมากมาย ทำให้ยากต่อการนำระบบการจัดการมาใช้ การควบคุมเรื่องตราประทับ เอกสาร และสินค้าคงคลังมักไม่รัดกุม
เมื่อเวลาผ่านไป จะนำไปสู่สิ่งต่อไปนี้:
- ผลกำไรของธุรกิจดูดี แต่เงินทุนกลับรั่วไหลออกไปอย่างไม่ทราบสาเหตุ
- ยอดสั่งซื้อเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แต่สินค้าคงคลังกลับขาดแคลนมากขึ้น
- กำไรตามบัญชีดูดี แต่รายได้ที่แท้จริงกลับลดลงเนื่องจากค่าใช้จ่ายที่ไม่เปิดเผย
ปัญหาด้านการควบคุมภายในที่พบได้ทั่วไปในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม — ไม่ใช่ทฤษฎีนามธรรม แต่เป็นสถานการณ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้นจริง
ลองละทิ้งทฤษฎีต่างๆ แล้วมาดูสถานการณ์ในชีวิตจริงกันบ้างดีกว่า มีสถานการณ์ใดบ้างที่คุ้นหูคุณบ้างไหม?
การนำบัญชีของบริษัทและบัญชีส่วนบุคคลมาใช้ร่วมกัน — ระเบิดเวลาทางภาษี
เงินทุนของบริษัทไหลเข้าสู่บัญชี WeChat หรือ Alipay ส่วนตัวของเจ้าของ และเงินทุนส่วนตัวก็ปะปนกับเงินทุนหมุนเวียน เมื่อสิ้นปี กำไรและขาดทุนก็กลายเป็นเรื่องคลุมเครือ หากหน่วยงานสรรพากรมาตรวจสอบ ภาษีค้างจ่ายและค่าปรับก็จะตามมา ซึ่งจะทำให้ความพยายามทำงานหนักหลายเดือนสูญเปล่า
ความไว้วางใจเข้ามาแทนที่ระบบ — ไม่มีการตรวจสอบข้ามกัน
พนักงานอาวุโสคนหนึ่งจัดการงานรับสินค้า จัดส่งสินค้า และนับสินค้าคงคลังในคลังสินค้าด้วยตนเองทั้งหมด โดยไม่มีการตรวจสอบแบบสุ่มจากภายนอก เมื่อเวลาผ่านไป รายงานการสูญหายของสินค้าที่เกินจริง การขายสินค้าโดยไม่ได้รับอนุญาต และปัญหาอื่นๆ ก็เริ่มปรากฏขึ้น กว่าจะตรวจพบ ปัญหาก็ส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจแล้ว
การรวมศูนย์อำนาจทางการเงิน — ช่องโหว่ทางการเงินที่รอวันรั่วไหล
หน้าที่ด้านการเงินไม่ได้ถูกแบ่งแยกอย่างชัดเจน — บุคคลเพียงคนเดียวถือครองกุญแจสำคัญ รหัสผ่านบัญชี และอำนาจในการทำบัญชีทั้งหมด เมื่อพนักงานคนนั้นลาออกหรือเปลี่ยนบทบาท ธุรกิจก็จะประสบปัญหาบัญชีที่ไม่ตรงกัน เงินที่ไม่สามารถตรวจสอบได้ และระบบที่ไม่สามารถเข้าถึงได้
การจัดซื้อจัดจ้างโดยปราศจากการกำกับดูแล — ต้นทุนแฝงที่เพิ่มสูงขึ้น
เนื่องจากไม่ทราบราคาวัตถุดิบ เจ้าของจึงมอบหมายงานจัดซื้อทั้งหมดให้พนักงาน โดยไม่ตรวจสอบประวัติหรือราคาของซัพพลายเออร์ เมื่อเวลาผ่านไป การรับสินบนและความไม่โปร่งใสก็เริ่มปรากฏขึ้น ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มสูงขึ้นอย่างเงียบๆ ในขณะที่เจ้าของยังคงไม่รู้เรื่อง
ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากการแข่งขันจากภายนอก แต่เป็นผลมาจาก...ความล้มเหลวในการบริหารจัดการภายใน— เลือดออกไม่หยุด
นี่ไม่ใช่สิ่งที่คู่แข่งทำกับคุณ แต่เป็นสิ่งที่คนในองค์กรของคุณทำ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะทำกำไรได้มากแค่ไหน ก็ไม่สามารถอยู่รอดได้หากมีการสูญเสียภายในอย่างต่อเนื่อง
ลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไปของมูลค่าทางธุรกิจในยุคแห่งกฎระเบียบที่เข้มงวดมากขึ้น
ลำดับความสำคัญในอดีต
กำไร
↓
เสี่ยง
↓
การปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ตอนนี้ลำดับความสำคัญ
การปฏิบัติตามกฎระเบียบ
↓
เสี่ยง
↓
กำไร
การลดลงของกำไรสามารถจัดการได้ คุณสามารถปรับการดำเนินงานและประคองธุรกิจไว้ได้ แต่การละเมิดกฎระเบียบเพียงครั้งเดียวอาจทำให้คุณถูกเพิกถอนใบอนุญาตประกอบธุรกิจ และหากไม่มีการควบคุมความเสี่ยงภายใน คุณอาจพบว่าธุรกิจของคุณล้มเหลว“ธุรกิจยังดำเนินต่อไป แต่เงินในคลังกลับว่างเปล่า”
กำไรเป็นแรงขับเคลื่อนการเติบโต แต่กำไรนั้นจะมีความหมายอย่างแท้จริงก็ต่อเมื่อมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบและควบคุมความเสี่ยงอย่างเข้มแข็ง
6 ข้อแนะนำเชิงปฏิบัติในการควบคุมความเสี่ยงสำหรับเจ้าของธุรกิจ SME
การนำระบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการควบคุมภายในมาใช้ จำเป็นต้องมีการลงทุนทั้งเวลา บุคลากร และบริการจากภายนอก แต่การลงทุนเหล่านี้ไม่ใช่การสูญเปล่า มันคือระบบป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ ช่วยป้องกันความสูญเสียที่มากกว่านี้ได้ ด้านล่างนี้คือคำแนะนำที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง โดยแบ่งออกเป็น การปฏิบัติตามกฎระเบียบภายนอก และการควบคุมความเสี่ยงภายใน ซึ่งปรับให้เหมาะสมสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME)
เสริมสร้างการปฏิบัติตามกฎระเบียบภายนอก — ลดความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ
แยกกระแสเงินทุนของบริษัทและส่วนบุคคลออกจากกัน
หยุดใช้บัญชี WeChat หรือ Alipay ส่วนตัวในการรับรายได้ทางธุรกิจ แยกบัญชีของบริษัทและบัญชีส่วนตัวอย่างเคร่งครัดเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านภาษี ณ ที่มา
จัดทำระบบการบริหารจัดการสัญญาอย่างเป็นทางการ
ธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดควรมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรรองรับ พิจารณาจ้างทนายความมืออาชีพเพื่อตรวจสอบแบบสัญญา การลงทุนด้านกฎหมายเพียงเล็กน้อยสามารถป้องกันข้อพิพาทเรื่องสัญญาที่มีค่าใช้จ่ายสูงในอนาคตได้
กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานด้านการจ้างงาน
ลงนามในสัญญาจ้างงานตามที่กฎหมายกำหนด และจ่ายประกันสังคมและประกันภัยอุบัติเหตุจากการทำงานอย่างครบถ้วน การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านทรัพยากรบุคคลอย่างถูกต้องจะช่วยลดความเสี่ยงจากข้อพิพาทแรงงานและการเรียกร้องค่าชดเชยได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แก้ไขจุดอ่อนของการควบคุมภายใน — อุดรอยรั่ว
หลักการสำคัญ: การแยกหน้าที่ที่ไม่เข้ากัน
นี่คือกฎพื้นฐานและสำคัญที่สุดของการควบคุมภายใน ซึ่งก็คือการแบ่งแยกอำนาจและการสร้างระบบตรวจสอบและถ่วงดุล:
- ผู้ที่ทำหน้าที่บริหารจัดการเงินทุนไม่ควรทำหน้าที่ด้านบัญชีด้วยเช่นกัน
- ผู้รับผิดชอบด้านการจัดซื้อไม่ควรมีส่วนร่วมในการตรวจสอบสินค้า
- พนักงานคลังสินค้าไม่ควรทำการนับสินค้าคงคลังทั้งหมดด้วยตนเอง
เนื่องจากจำนวนพนักงานมีจำกัด คุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานเพิ่ม เจ้าของธุรกิจสามารถทำหน้าที่ตรวจสอบเองได้ โดยจัดสรรเวลาที่แน่นอนในแต่ละสัปดาห์สำหรับการตรวจสอบแบบสุ่ม ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงลงได้อย่างมาก
กำหนดขั้นตอนมาตรฐานง่ายๆ สามขั้นตอน
ขั้นตอนเหล่านี้ได้รับการปรับให้เข้ากับความยืดหยุ่นของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ทำให้มีความคล่องตัวแต่ยังคงตรวจสอบย้อนกลับได้ ไม่มีการสั่งซื้อด้วยวาจาอีกต่อไป:
ขั้นตอนการชำระเงิน:การอนุมัติสองระดับ (ผู้ริเริ่ม + ผู้อนุมัติ) การอนุมัติและการชำระเงินทั้งหมดต้องบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรหรือผ่านบันทึกดิจิทัล ห้ามใช้คำสั่งด้วยวาจาหรือผ่าน WeChat
กระบวนการจัดการตราประทับ:ตราประทับบริษัท ตราประทับสัญญา และตราประทับทางการเงิน ควรเก็บรักษาไว้โดยผู้ดูแลที่แตกต่างกัน การใช้งานแต่ละครั้งจะต้องมีการบันทึกไว้เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างครบถ้วน
ขั้นตอนการตรวจสอบสินค้าคงคลัง:ควรตรวจสอบวัสดุที่มีมูลค่าสูงแบบสุ่มทุกสัปดาห์ ส่วนสินค้าคงคลังทั่วไปควรนับเป็นระยะ วิธีนี้จะช่วยยับยั้งการกระทำผิดได้
สามขั้นตอนสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจ
อย่าเป็นเจ้าของที่ละเลยการดูแลฟาร์มไม่ว่าจะยุ่งแค่ไหน ควรตรวจสอบรายการเดินบัญชีธนาคารด้วยตนเองทุกเดือน เพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ไหนบ้าง
เชื่อใจได้ แต่ต้องตรวจสอบด้วยความไว้วางใจส่วนบุคคลมีคุณค่า แต่ไม่สามารถทดแทนการควบคุมจากองค์กรได้ ควรหมุนเวียนบุคลากรหลักเป็นระยะๆ ซึ่งจะช่วยปกป้องทั้งธุรกิจและพนักงาน
ดำเนินการแก้ไขปัญหาโดยทันทีเมื่อคุณพบช่องโหว่ในการบริหารจัดการหรือสัญญาณเตือนล่วงหน้า ให้แก้ไขทันที ปัญหาเล็กๆ ที่ปล่อยทิ้งไว้โดยไม่แก้ไขจะกลายเป็นหายนะใหญ่โต
อนาคตของธุรกิจ: การดำเนินงานที่มั่นคงและยั่งยืนนำมาซึ่งความสำเร็จ
สภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันไม่ใช่การแข่งขันด้านรายได้และผลกำไรอย่างง่ายๆ อีกต่อไป ธุรกิจที่จะอยู่รอดได้คือธุรกิจที่ดำเนินงานด้วยความมั่นคงและซื่อสัตย์สุจริต
กำไร
เดอะกระสุนซึ่งเป็นแรงขับเคลื่อนการเติบโต
การปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เดอะโล่ที่ช่วยปกป้องจากภัยคุกคามด้านกฎระเบียบและกฎหมายจากภายนอก
การควบคุมภายใน
เดอะล็อคซึ่งจะช่วยปกป้องทรัพย์สินของคุณจากการถูกกัดกร่อนจากภายใน
ความเสี่ยงจากภายนอกสามารถทำให้ธุรกิจตกอยู่ในวิกฤตได้ ในขณะที่จุดอ่อนภายในอาจทำให้คุณไม่มีอะไรเหลือจากการทำงานหนักมาหลายปี จงป้องกันตัวเองจากคู่แข่ง แต่จงปกป้องการดำเนินงานภายในของคุณอย่างเข้มงวดเช่นกัน นั่นคือหนทางสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืน
วันที่เผยแพร่: 18 มิถุนายน 2569